Должностная инструкция офис-менеджера  

Бесплатно для зарегистрированных пользователей, членов Клуба и ВИП-членов.

Должностная инструкция офис-менеджера

Для понимания связанных функций и при необходимости перераспределения изучите смежные структурные подразделения.

Схема отражает взаимное расположение функций в компании, независимо от размера компании, величины и наличия отделов в ней. Функции этих отделов и отдельных должностей могут выполняться отдельной службой, собираться в одном человеке или в нескольких, даже в разных отделах или передаваться на аутсорсинг. Организационная структура самой компании может быть различной в зависимости от размеров компании, особенностей рынка и т.д. Функциональная схема практически всегда одинакова, т.к. отражает наличие тех или иных функций в компании, которые хотя бы в минимальной степени присутствуют в компании всегда. В идеальной ситуации организационная структура равна функциональной.

Описание деятельности офис-менеджера

Основная функция: максимально эффективное организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности. Подчиняется Генеральному директору.

Задачи: 1.

1. Распределение входящих запросов в компании (звонков, писем и др). 
2. Организация встреч, совещаний и т.п. 
3. Обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ воды, канцелярии и др). 
4. Составление и оформление документов для ТОП-менеджмента (приказов, распоряжений, писем и др).

Функции: Работа с документацией 

1. Приём документов и личных заявлений на подпись Генерального директора Компании. 
2. Фиксирование оттиска гербовой печати на договорах и приказах; 
3. Работа с приказами, распоряжениями: подготовка проекта, оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников компании, регистрация, учёт, хранение, формирование дел. 
4. Работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение. 
5. Организация получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам. 
6. Работа с исходящей и исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): регистрация, передача, учёт, хранение; отправление срочных писем; 
7. Ведение и оформление протокола совещаний и заседаний. 
8. Оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей. 
9. Прием и отправка факсов и выполнение копировальных работ. 
10. Подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Компании в целом. .
11. Ввод информации в CRM(1С). 12. Формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив.

ВНИМАНИЕ!
Полностью статья изложена в PDF-файле, который доступен бесплатно для зарегистрированных пользователей, членов и ВИП-членов Клуба Знаний Мебельного Бизнеса. 
Если Вы ещё не зарегистрированы у нас на площадке, сделайте это сейчас здесь - займет всего 1 мин. 
Вам также станут бесплатно доступны более 2000 материалов по маркетингу, мерчандайзингу, управлению, продажам, должностные инструкции, фото, видео.