Должностная инструкция менеджера по документообороту опт

Должностная инструкция менеджера по документообороту

Для понимания связанных функций и при необходимости перераспределения изучите смежные структурные подразделения.

Схема отражает взаимное расположение функций в компании, независимо от размера компании, величины и наличия отделов в ней. Функции этих отделов и отдельных должностей могут выполняться отдельной службой, собираться в одном человеке или в нескольких, даже в разных отделах или передаваться на аутсорсинг. Организационная структура самой компании может быть различной в зависимости от размеров компании, особенностей рынка и т.д. Функциональная схема практически всегда одинакова, т.к. отражает наличие тех или иных функций в компании, которые хотя бы в минимальной степени присутствуют в компании всегда. В идеальной ситуации организационная структура равна функциональной.

Описание деятельности менеджера по документообороту
Основная функция: Ведение документооборота в отделе продаж, помощь менеджерам в оформлении документов для клиентов. Подчиняется руководителю отдела продаж (руководителю группы по постоянным клиентам).

Задачи: 

1. Своевременный ввод данных 
2. Своевременное создание документов в 1С и CRM. 
3. Корректное и безошибочное оформление документов.

Функции: Создание документов 

1. Получение необходимого пакета документов от менеджеров отдела продаж для оформления договора (отгрузочных и проч.документов). 
2. Получение от клиента по электронной почте и факсу реквизитов для оформления документов, счетов. 
3. Внесение реквизитов в договора, акты приема-передачи в CRM (1C). 
4. Оформление договоров, счетов и прочих документов в CRM (1С) 
5. Печать и сканирование документов. 
6. Получение от отдела рекламаций списка готовых к отгрузке рекламационной продукции, для выписки отгрузочных документов.

Учет и хранение документации.

       7. Хранение договоров.
       8. Ведение базы данных договоров.
       9. Хранение документов (гарантий) на товары, купленные для офиса.
      10. Получение и сортировка возвратных документов по клиенту.

Оформление документов

       11. Внесение изменений в прайсы в CRM (1С).
      12. Сканирование договоров, счетов, актов и др. документов.
      13. Печать типовых расходных бланков (заказов, доверенностей).
      14. Заполнение доверенностей.
      15. Получение платежных поручений, внесение их в CRM (1С).
      16. Проставление подписей на договоры у юриста.
      17. Проставление подписей и печатей на договоры у директора
      18. Проставление печатей и подписей на документы у бухгалтера.
      19. Отправление отсканированных договоров, счетов клиенту или ответственному сотруднику отдела сбыта и занесение в соответствующий реестр (CRM, 1С, журнал).
      20. Отправление клиенту оригиналов договоров по почте или с машиной.
      21. Контроль возвращения подписанных документов от клиента и сбор недостающих. 
      22. Формирование пакетов документов на отправку клиентам и региональным менеджерам, внесение документов в базу.
      23. Печать (надписывание) конвертов, упаковка документов по конвертам.
      24. Подготовка почтовых отправлений.
      25. Передача накладных и счетов фактур на склад (в случае отсутствия CRM, 1С).

ВНИМАНИЕ!
Полностью статья изложена в PDF-файле, который доступен бесплатно для зарегистрированных пользователей, членов и ВИП-членов Клуба Знаний Мебельного Бизнеса. 
Если Вы ещё не зарегистрированы у нас на площадке, сделайте это сейчас здесь - займет всего 1 мин. 
Вам также станут бесплатно доступны более 2000 материалов по маркетингу, мерчандайзингу, управлению, продажам, должностные инструкции, фото, видео.