Управлять по показателям

Что такое «Управлять»?

Управлять – это, в первую очередь, искать и принимать результативные управленческие решения.

Очень часто руководители пропускают этап поиска и принимают решения, основываясь на каких-то своих представлениях. К сожалению, они бывают ошибочными, а значит, и принимаемые решения не покажут требуемого результата.

Рассмотрим подробнее, от чего зависит качество управленческих решений.

Качество управленческих решений

Далее мы будем говорить о первых двух факторах.

Рис.1. Зависимость результата от затрат

Можно снижать уровень неопределённости, но только в течение какого-то времени. Есть граница — время, после которого искать решение уже вообще не актуально:

Рис.2. Уровень неопределённости нужно снижать быстро

Чтобы повысить качество решений, необходимо снижать уровень неопределённости:

Рис.3. Снижаем уровень неопределённости за более короткое время

Снижая уровень неопределенности, вы повышаете управляемость вашего бизнеса.

Обычно компании тратят на этап анализа 20% времени, а на этап внедрения — 80% времени, что крайне неэффективно.

Эффективно наоборот: на этап анализа — 80% времени, а на этап внедрения — 20%.

• Сфокусироваться на причинах проблемы
• Задавать последовательно вопросы «Почему?» и фиксировать возможные ответы. Таким образом формируются гипотезы для проверки.
• Проверять гипотезы на фактах.
• Выбирать для решения только те факторы, которые максимально влияют на проблему.

Получить быстрый доступ к фактам позволяет специальный инструмент — программа QlikView. Что она делает?

• Предлагает удобную визуализацию информации.
• Увеличивает скорость проведения анализа в десятки раз.
• Формирует в Компании среду для принятия более качественных управленческих решений.

Как это происходит? Давайте рассмотрим два кейса, каждый из которых демонстрирует преимущества использования программы QlikView.

Как действовать, чтобы выйти на сильное решение — см. план из 7 шагов:

Шаг 1. Проанализировать выполнение плана в разрезе Торговых точек.

Рис. 4. Выполнение плана продаж в разрезе торговых точек

Шаг 2. Проанализировать выполнение плана в разрезе товарных групп.

Рис. 5. Выполнение плана продаж в разрезе товарных групп

Шаг 3. Проанализировать продажи в разрезе Продавцов.

Рис. 6. Выполнение плана продаж по продавцам

Шаг 4. Проверить уровень скидок.

Рис. 7. Анализируем уровень скидок

Шаг 5. Определить, какой из факторов оказал наибольшее влияние.

• Наибольшее влияние на выполнение плана продаж оказали Торговые точки – «Удобный стул» и «Пышный матрас» (-50,8% и -33% соответственно).
• Наибольший вклад в провал продаж внесли обеденные группы (13,6%).
• Скидки не сыграли определяющей роли в отставании от плана.
• Анализ по продавцам показал спад продаж от 2-х до 4-х раз у отдельных сотрудников.

Шаг 6. Идти в «поля» – уточнить причины.

• Причины провала продаж у Продавца 3(7), Продавца 1(4) и Продавца 1(7) (увольнение, болезнь, отпуск, иное)
• Причины просадки продаж по обеденным группам (наличие на складе, проблема с поставками, акции конкурентов и т.п.)

Шаг 7. Сформировать план действий.

• Обеспечить в достаточном количестве персонал на торговой точке в случае болезней и отпусков за счет перераспределения продавцов с других ТТ или изменения графика работы.

Если сбой был связан с недостатком товаров на складе:

• Закупить в достаточном количестве недостающие позиции. Обеспечить поддержание хитов на складе.

Рис. 8. Выполнение плана по марже в разрезе торговых точек

Из таблицы видно, что план по марже в целом не выполнен во всех точках, за исключением ТТ «Роскошный стол».

Наибольшее недовыполнение – у ТТ «Удобный стул» (2,5 млн) и «Пышный матрас» (1,2 млн).

Недовыполнение плана составило 18 774,9 – 14 995,1 = 3 779,8 тыс. рублей.

Как действовать, чтобы выйти на сильное решение — см. план из 6 шагов:

Шаг 1. Проанализировать уровень наценки в разрезе товарных групп, торговых точек.

Рис. 9. Выполнение плана по марже в разрезе товарных групп и торговых точек

При целевом уровне наценки в 1,9 по мягкой мебели, имеем фактическую цифру 1,88.

Фиксируем, что в торговой точке «Удобный стул» отклонение наценки максимальное от плана, и составляет 0,05.

При целевой наценке 1,66 в обеденных группах факт совпадает с планом.

Шаг 2. Проанализировать уровень скидок в разрезе товарных групп, торговых точек, продавцов.

Рис. 10. Анализируем уровень скидок

Уровень скидок в целом в норме (0,6%). Отметим превышение порога скидок в 1% в ТТ «Удобный стул»

При этом общая сумма скидок 189 тыс. руб. при недовыполнении плана 3 779 тыс. руб. Влияние данного фактора несущественно.

Шаг 3. Проанализировать динамику продаж высокомаржинальных товарных групп.

Рис. 11. Анализируем динамику выручки высокомаржинальных групп (сравнение по годам)

Исходя из уровня наценки, наиболее маржинальной является товарная группа «Мягкая мебель».

По выручке отмечается спад продаж мягкой мебели в 2018 году в феврале к январю на 5,25 млн. рублей в выручке или на 17% (красная линия).

При этом в 2017 году в аналогичном периоде наблюдался незначительный рост продаж (синяя линия).

Ставим вопрос: почему упала выручка? Мы стали продавать меньше диванов вообще или упал средний чек по этой товарной категории?

Рис. 12. Анализируем динамику количества продаж высокомаржинальных групп (сравнение по годам)

В натуральном выражении также отмечается спад продаж мягкой мебели в 2018 году в феврале к январю — на 69 единиц или на 11,5 %. Это означает, что упал и спрос на мягкую мебель, и средний чек. То есть более дорогая продукция стала продаваться хуже.

Рис. 13. Анализируем динамику среднего чека высокомаржинальных групп

Из таблицы хорошо виден провал среднего чека в 4-х торговых точках из 6 по Мягкой мебели. Кроме того, катастрофический провал среднего чека в ТТ «Удобный стул» (на 38,3%).

При этом общее количество продаж сократилось на 16 или на 7,5 %.

Шаг 4. Определить точки воздействия, исходя из факторов, оказавших наибольшее влияние.

• Основное влияние на выполнение плана по прибыли оказал провал в двух торговых точках «Удобный стул» и «Пышный матрас».
• Скидки не оказали серьезного влияния на выполнение плана.
• Произошло значительное снижение среднего чека (до 38%) при незначительном уменьшении количества сделок.
• По сравнению с январем обнаружился спад продаж на 17% в выручке, и 11% в количестве.

Шаг 5. Идти в «поля» – уточнить причины.

Нужно сделать следующее:

• Выявить причины спада продаж в ТТ «Удобный стул» (выявили в кейсе 1, мероприятия разработаны)
• Собрать информации о причинах снижения спроса на дорогие позиции в проблемных магазинах на мягкую мебель (отложенный спрос, отсутствие у поставщика, акции у конкурентов)

Шаг 6. Сформировать план действий.

• Устранить провал в продажах (см. кейс 1).
• В зависимости от результата выявления причин падения спроса на дорогие диваны:
  • Проблема у поставщика – провести переговоры, устранить проблему с поставками. Если не получается – сменить поставщика.
  • Акции конкурентов – проанализировать акции, провести мероприятия по возвращению клиентов в торговые точки.
  • Отложенный спрос – активировать обзвон клиентов через 3 дня после посещения ТТ с вопросом – выбрали или нет. Предложить выгодный вариант.

Как повысить качество решений

• Решения должны быть основаны на фактах, которые позволяют выявить причину.
• Ключевые фактические показатели должны собираться на регулярной основе, и быть доступны для анализа в любой момент времени.
• Решения должны быть точнее.

Инструменты визуализации позволяют повысить скорость сбора фактов, упростить процесс и снизить неопределенность за меньшее время. 1С и просто CRM не дают такой возможности.

Бесплатный программный продукт QlikView класса Business Intelligence предназначен для оперативного сбора и анализа информации. Настройка программы требуется всего один раз и занимает 2-4 дня. Воспользуйтесь подготовленным совместно с ММКЦ шаблоном настройки, и вы будете получать качественную аналитику для принятия эффективных решений.

Хотите всегда понимать причины того, что происходит на ваших торговых точках, и принимать сильные управленческие решения для повышения продаж?

Используйте специальный программный продукт QlikView класса Business Intelligence.

Он точно вам нужен, если вы считаете важным:

• Собирать и анализировать факты по продажам.
• Сокращать время принятия управленческих решений.
• Снижать уровень неопределенности для улучшения управляемости бизнеса.
• Сокращать убытки от ошибочных решений и повышать прибыль за счет правильных.

Компаниям с такими критериями программа необходима и поможет проводить быстрый и грамотный анализ.

Достаточно настроить взаимодействие программы с уже работающими в вашей компании программами 1С и/или Excel. Более того, не возникнет проблем и с привязкой к другим источникам данных — потребуется лишь небольшая доработка шаблона.

Программа устанавливается локально — на компьютер или на сервер.

После установки, которая занимает всего 2-4 дня, вы будете получать и анализировать сводные отчеты по всем необходимым показателям:

• По выручке, прибыли, среднему чеку, продавцам
• По каждой торговой точке и каждой товарной группе
• В разрезе каждого месяца, квартала, года

Стоимость программы

Сама оболочка имеет бесплатную лицензию, то есть вы платите только за настройку и далее пользуетесь программой абсолютно бесплатно.

Программа с уже настроенными отчетами + подключение 1 рабочего места + 1 месяц сопровождения/обучения — 55 000 рублей

Напомню, какие отчеты настроены в Программе:

• Целевые параметры: план продаж и план по прибыли
• Контролируемые параметры: план/факт выручки, план/факт прибыли, наценка, выручка и прибыль по компании, выручка и прибыль по торговой точке, выручка и прибыль с 1 кв.м.,средний чек и другие.

И все они — доступны в семи разрезах: по периоду, товарным группам, регионам, кластерам, артикулам, торговым точкам и продавцам.

Настройка дополнительного рабочего места — 2900 рублей

При необходимости в дополнительном функционале или более длительной поддержке стоимость сотрудничества оговаривается в индивидуальном порядке.

Кстати, подобную программу несколько лет назад устанавливала себе крупная розничная продуктовая сеть за 1 млн рублей.

Для VIP-членов и членов Закрытого Клуба Знаний мебельного бизнеса на настройку программы QlikView действует скидка 15 % и 10 % соответственно.

DEMO-версий нет и не будет.

Если вы четко решили для себя, что нужно управлять на другом уровне, впишите ваши данные в форму.

Автор: Крот Андрей Александрович, консультант по вопросам организационного управления, IT-систем и бизнес-процессов в мебельной отрасли.